Egy protokollvezető sokszor szembesül váratlan helyzetekkel, amelyeket elegánsan kell megoldania. Az ő feladata a meghatározó, véleményformáló vendégekkel való kapcsolattartás is, amelyhez nemcsak jó emberismeretre, de empátiára is szüksége van. Minderről dr. Letanóczky Lottival, a Müpa protokollfőnökével beszélgettünk, aki szerint a protokollesemények sikerének titka az alapos felkészülés.
A cikk eredetileg a Müpa Magazinban jelent meg.
– Melyek a legfontosabb képességek és ismeretek, amelyekkel egy protokollfőnöknek rendelkeznie kell ahhoz, hogy bírja ezt a sok feszültséggel járó munkát?
– Nemcsak a szigorúan vett állami, diplomáciai protokoll ismerete fontos, hanem ismerni kell a művészvilág és a Müpa protokolláris sajátosságait is, s ez sok kreativitást és nyitottságot követel a munkám során. A szaktudás mellett fontos a vendég szeretete, a jó ízlés és az igényesség is. Kiemelném még a rugalmasságot és az empátiát, hiszen a legjobban megkoreografált eseményen is könnyen előfordulhatnak meglepetések, nem várt helyzetek, amelyek megoldásához nemcsak protokollismeretekre, hanem jó emberismeretre és problémamegoldó képességre is szükség van. Hiába tervezi meg az ember nagy körültekintéssel a programot, sok esetben a pillanat dönti el, hogy mi történik, amihez elegánsan alkalmazkodunk.
– Milyen kihívásokkal kell szembenéznie a mindennapokban? Hogyan tudja megőrizni a nyugalmát váratlan helyzetekben?
– Én is folyamatosan tanulok, de azt hiszem, most már rendelkezem annyi külföldi és itthoni diplomáciai és protokolltapasztalattal, hogy kevés helyzet hoz zavarba. Sokat segít, hogy a kollégákkal jó az együttműködés. Ők is tudják: a munkám fontos feltétele annak, hogy a közönség azon része, amellyel naponta dolgozom, jól érezze magát a Müpában, visszatérjen hozzánk, és jó hírünket a nálunk szerzett élményekkel gazdagodva továbbvigye – mind Magyarországon, mind külföldön –, hiszen protokollvendégeink sokszor jelentős véleményformálók. A kultúra kiváló lehetőséget nyújt a kapcsolatteremtésre, és ezt igyekszünk maximálisan kihasználni.
– Mennyiben más a Müpában végezni diplomáciai feladatokat, mint egy átlagos intézménynél?
– A protokollfőnök munkája mindenütt sokrétű. Fontos, hogy higgyek a Müpa missziójában, ami azért sem nehéz, mert mára Európa és a világ egyik legrangosabb előadó-művészeti központjaként tartanak számon minket. Tudom, szubjektív vagyok, de
számomra a Müpa olyan „hungarikum”, amelyre igazán büszkék lehetünk, s anélkül nem is lennék hiteles, ha nem tudnék hinni abban, amit képviselek.
A protokollfőnök sokszor az első ember, akivel a felső vezetőink vendégei találkoznak, ezért meghatározó, milyen benyomást szereznek először, hiszen utána már nehéz korrigálni. Így én is a Müpa nagykövetének érzem magam, ami, tudom, minden egyes munkatársról külön-külön elmondható, de talán a protokollfőnök esetében hatványozottan fontos ez a szerep, hiszen sok vendéggel kerülök kapcsolatba napi szinten.
– A viselkedési normarendszer, a protokoll hogyan segíti a hatékony kapcsolatépítést? Hogyan lehet a tipikus helyzetekre vonatkozó tanult szabályokat a gyakorlatban sikerrel alkalmazni?
– Annak ellenére, hogy a protokoll éppen az emberek közötti interakciók, a hivatalos kapcsolattartás szabályozását célozza, valójában kevés a „tipikus” eset. A szokásjog csak az érintkezések keretét adja meg – abban feltétlenül segít, hogy még véletlenül se okozzunk kellemetlenséget, rossz érzést a vendégnek –, de az már az adott személy józan ítélőképességén múlik, hogy ezt hogyan ülteti át a gyakorlatba. Ebből a szempontból talán hasznomra van, hogy jogot végeztem, ahol az elmélet és a gyakorlat között a tapasztalat és a rutin a kapocs – no meg a már korábban említett kreativitás.
– Előfordulnak olyan esetek, amikor improvizálnia kell, vagy minden váratlan helyzetre van forgatókönyve?
– Az alapos felkészülés egy-egy eseményre azt is jelenti, hogy hatalmas „problémák” nem szoktak adódni a munkám során. De ez abból a hozzáállásomból is fakad, hogy a vendégek szempontjából a nekem kis probléma nekik nagynak tűnhet, így minden hibát a legjobb tudásom szerint próbálok elkerülni, és az élethelyzeteket elegánsan megoldani. A kevésbé lényegesnek tűnő részletekre is különös tekintettel igyekszünk ügyelni. Külföldi produkció esetén például a művészeket és adott esetben a koncertre ellátogató nagykövetet is megtiszteljük azzal, hogy az előadás napján országuk zászlaját felvonjuk az épület előtt. Talán ez nem mindenkinek tűnik fel, de volt olyan nagykövet, akinek ez annyira jól esett, hogy még aznap este, előadás után felhívott, hogy ezt megköszönhesse.
