A zenei ötletekre is alkalmazott projektmenedzsmentről sokszor ciklikusan gondolkodunk, amelyben az ötletelés, tervezés megvalósítás és lezárás a legfontosabb állomások. Mivel sokszor már a következő projekten jár a fejünk, e szakaszok közül gyakran éppen a monitoring és értékelés marad el. Írásunk bemutatja, miért érdemes időt szánni a lezárásra, reflexióra, hogyan csináljuk, és miként fogja ez a következő projekteket segíteni.
A zenei projektek rendszerint úgy indulnak, hogy egy alapötletből kiindulva felmérjük az igényeket, megnézzük, hogy kik is a versenytársak és milyen különlegességet tud ajánlani a projekt, amivel kitűnhetünk. A célközönség-elemzés és az érintettek felmérése ebben fontos állomások. Az ötletelés egyik utolsó fázisa a projekt céljainak a meghatározása.
A tervezés fázisában tovább finomítjuk a célokat és megalkotjuk a küldetést, amely az egész projekt alatt egy stabil pont, hiszen a projekt összes elemének kapcsolódni kell a küldetéshez. Emellett lényeges lépése a tervezett események pontosítása. Mit is tervezünk pontosan megvalósítani? Egy koncert esetén a pontos koncepció megalkotása tartozik ide, annak minden részletével. A költségvetésterv is ehhez a fázishoz tartozik, illetve az ütemterv és a feladatok kiosztása is.
Témánk szempontjából nagyon fontos végiggondolni a sikerfaktorokat. Mikor mondhatjuk, hogy a projekt sikeres volt? A nézőszámtól függ? A sajtómegjelenésektől? Attól, hogy milyen hatást gyakorolt arra a közösségre, ahol megvalósítottuk? Esetleg későbbi koncertmeghívásoktól? Mindegyik lehet releváns, de a tervezésnek ezen a pontján szükséges ezt meghatározni. Ha azonosítottuk a sikerfaktorokat, akkor azt is érdemes figyelembe venni, ezek hogyan mérhetőek. Érdemes egy pár olyan faktort elemezni, ami könnyen számszerűsíthető (pl. nézőszám, célközönség elérése), azonban érdemes úgynevezett indirekt (proxy) mutatókkal is dolgozni, amivel többek között a hatást lehet mérni. Ha tervezünk egy koncertet és utána egy beszélgetést, akkor nagyszerűen lehet mérni a közönség aktivitását. A közönség nagy része ottmaradt a beszélgetésen? Tettek fel kérdést a művészeknek? Kialakult egy interaktív beszélgetés a közönséggel? Ezekkel mind a projekt hatását lehet mérni: mennyire tudta bevonni a közönséget? Hogyan tudta az érdeklődést felkelteni és fenntartani? Ezeket nem csupán személyesen lehet mérni, hanem ha tervezünk egy social media kampányt az előadás előtt és egy utánkövetést a befejezést követően, akkor abból is le lehet szűrni az eredményeket. A sikerfaktorok tervezése tehát a tervezési fázisban történik meg, amelynek az adatait az értékelés során használjuk fel.
A tervezés során mindent alaposan végig gondolunk és írásba foglalunk, amely lényegesen megkönnyíti a megvalósítás fázisát. A monitoring feladatok folyamatosan futnak a megvalósítás fázisában is. Követjük a terveket és jelezzük, ha bármi eltérés érzékelhető. Az újratervezés ebben a fázisban nagyon gyakori, akár csak kisebb feladatok kapcsán, akár a tervek nagyvonalaiban is változhatnak. Covid idején például rengeteg humán erőforrást vett igénybe a projektek újratervezése.
A projektmenedzsment utolsó fázisa a lezárás, amelynek a legfontosabb eleme az értékelés. Ha a monitoring folyamatokra figyeltünk a tervezés és megvalósítás alatt, akkor az értékelést viszonylag kis energiabefektetéssel igen alaposan el lehet végezni. Az értékelés során megnézzük a sikerfaktorokat és a hozzátartozó mutatók alapján begyűjtött adatokat (pl. nézőszám, érdeklődés, a közönség aktivitása, a művészek reakciói stb.). Ezek alapos elemzése adja az értékelés egyik részét. Az elemzés kiemelkedően fontos, mert a számok magukban semmit nem mondanak. Ugyanaz a nézőszám pl. egy kortárszenei kamarakoncert esetén lehet egy kiemelkedő siker, míg ugyanaz a szám egy mainstream koncert esetén egy teljes kudarc. Lényeges, hogy a számokat és egyéb mutatókat hogyan értelmezünk.
Az értékelés másik része, hogy a szervező csapat személyesen találkozzon és részletesen átbeszélje, hogy mi az, ami kitűnően működött, mi okozott kihívást, és mi az, ami egyáltalán nem működött. Ezutóbbi esetben érdemes végiggondolni, hogyan lehetett volna máshogy cselekedni és melyek a legfőbb tanulságok. Lényeges, hogy az értékelés mindkét fázisáról készüljön egy írásos riport, amit később vissza lehet nézni. A projektzárás lényeges része, hogy a csapat közösen megünnepelje a sikereket informális módon is. Ez fontos kohéziót ad a csapattagoknak a jövőre nézve is.
- Szálka Zsuzsanna kulturális menedzser, a Magyar Zene Háza szakmai koordinációs igazgatóhelyettese. Projektmenedzsment témában tart online workshopot fiatal zenészeknek a FOCUS on You program keretében 2023. április 15-én.
