A könyvtári gyarapítás legősibb módja – a nyomtatás előtt – a másolás volt. Kis történelmi körültekintésre hagyatkozva kijelenthetjük, hogy Váradon a XI. század végétől számíthatjuk a liturgikus könyvek gyűjtésének és másolásának is kezdetét.
A váradi könyvmásolás legkorábban ismert szabályozása
Egy 1334 előtt kiadott előírásban az ágostonosok liturgikus könyvei másolása felől a következők olvashatók: „Meghagyatik a barátoknak, hogy a gradualékban, antifonariumokban, nocturnalékban és más énekeskönyvekben is négyzet alakú hangjegyeket rajzoljanak s négy vonalat fessenek; valamennyit vörössel, fekete nélkül. A betűket tisztán és tagoltan írják, úgy, hogy a hangjegy a saját megfelelő betűi fölé kerülhessen. A vonalak kellő távolságra legyenek egymástól, nehogy a hangjegyet egyik vagy másik oldalról összeszorítsák. Másodszor, mindig ugyanazt a betűtípust, ugyanazt a hangjegyet, ugyanazt a betűfűzést (ligaturat) és ugyanazt a szünetjelet alkalmazzák, amelyik a nagy gonddal ellenőrzött mintapéldányokban található. Ahhoz, szándékosan, semmit ne tegyenek, abból semmit el ne vegyenek. Harmadszor, minden könyvet, amelyet a mintapéldányról vett másolatokból másoltak, mielőtt bekötik, vagy a kórusra helyezik, mind szövegét, mind hangjegyeit illetően szorgalmatosan javítsák át, nehogy ezek a művek az ellenőrzés hiányossága következtében, amint ez megesik, hibákkal teljenek meg. Így járjanak el a szertartáskönyvek, breviariumok és misekönyvek esetében is, miután azokat kézhez kapják…
Ilyenféle műveket semmiképpen se írassanak vagy kottáztassanak világi személyekkel,
ha kaphatnak ehhez értő rendtagokat, akik ismerik az ilyen liturgikus könyvek írásának és hangjelzésének módját. Ha pedig ehhez nem értenek, feletteseik szorítsák rá őket, hogy tanulják meg ezeket, mert a világi testvérek mindenben, amit másolnak vagy kottáznak, hibákat ejtenek…”
A középkori Magyar Királyságban viszont a katolikus szerzetesrendek között a legmagasabb színvonalon a domonkosok iskolázása állott. Éppen ezért feltehetően nekik lehettek azokban az időkben a leggazdagabb könyvgyűjteményeik. A rend álltalánosan csak azt a közösséget tekintette teljes jogú kolostornak, ahol „perjel” és „lector” is működött, tehát oktatás is folyt.
A gyűjtemények könyvtári rendszerezései
A kódexek komoly értékeknek számítottak, mivel egyfelől nagyon drága anyagokat használtak fel elkészítésükhöz, továbbá a fáradtságos befektetett munka időbeli hossza is komoly kiadásokat eredményezett. Korabeli leírásokból tudjuk, hogy a legdrágábbakat nem is a „többivel” együtt tartották, hanem a templomok arany és ezüst kincsei, értékes kelyhei/kegytárgyai közt. Ezért természetesen nagy gonddal őrizték őket.
Ameddig bármilyen rend kevés könyvvel rendelkezett, addig elegendő volt adott esetekben egy falba mélyesztett és zárható ajtóval ellátott fülke is. Ahogy a könyvtárak gyarapodtak, így nagyobb könyvtárhelyiségre volt igény. Ezekben a könyvtárhelyiségekben a kódexek általában csoportosított formában a pultokon feküdtek, és csak később kerültek könyvszekrényekbe. Gyakran oda is láncolták őket a pultokhoz, hogy védelmük teljesen biztosítva legyen.
Egy további érdékességet is ismertetve feltétlen meg kell említsem, hogy az Országos Széchényi Könyvtár MEK projektjén belül megtalálható egy olyan leírás is ezekből az időkből, amely arra tér ki, hogy a „prédikáló testvéreknek” (azaz a domonkosoknak) az iskolázás mellett az elmélyült lelkipásztori, hitszónoki munkájukhoz szintén nagy szükségük volt megfelelő olvasmányanyagra. Ezért is fordítottak a domonkosok különös gondot rendházaik könyvtárainak gyarapítására és kezelésére, őrzésére.
Mivel általánosan voltak érvényesek a rendeknél használatos belső szabályozások a teljes Magyar Királyságban, így utoljára fordulunk az analógiák nyújtotta segítséghez. Ezek segítenek abban, hogy mégjobban megismernünk a kor szellemi irányvonalát, valamint a váradi belső „könyvtári titkokat” is. A rend 1254. évi budai nagykáptalanja részletesen szabályozta a kolostori könyvtárosok teendőit. Ezek a rendelkezések a nagykáptalanon személyesen jelen volt Hubertus de Romanis kommentálásában így hangzanak:
„A könyvtáros hivatalához tartozik arra ügyelni, amennyire lehet, hogy a könyvtár elhelyezésére jó és biztos helyiség álljon rendelkezésre. Széltől, esőtől védett helyen, de mégis – ahogy a könyvek őrzése megkívánja – eléggé levegős legyen. A szekrény, melybe a könyveket helyezik, fából készüljön, hogy így a könyvek rothadástól, nedvességtől inkább védve legyenek. Sok polccal legyen ellátva, s a különböző könyveket, a más-más tudományszakhoz tartozókat ezekre helyezzék el úgy, hogy az egy szakhoz tartozók ne legyenek szétszórva, hanem együvé kerüljenek, megjelölve megfelelő jelzetcédulákkal. A jelzeteket a polcokon is fel kell tüntetni, hogy így megállapíthassuk, hol található az, amit keresünk.
Őreá tartozik az is, hogy egy pergamenlapra a konvent összes könyvei feljegyeztessenek, s a gyarapodást vagy a csökkenést írja hozzá vagy törölje ki, amint éppen tennie kell. Ezt a jegyzéket pedig tartozik utódjának átadni, mikor hivataláról leköszön; ugyanígy elődjétől átvenni, midőn hivatalát elfoglalja, hogy a könyvekről, ha az elöljáró úgy kívánja, mindenkor számot tudjon adni. Így az sem történhet meg, hogy feledékenységből könyvek vesznek el.
Neki legyen gondja arra is, hogy akár maga, akár másvalaki, a perjel rendelkezése szerint, a könyveket megjavítsa, bőrrel bevonja és jól bekösse. Minden egyes kötetnek a gerincére jegyezze fel, miféle könyv vagy könyvek, kinek az írását vagy írásait tartalmazza a kötet. Az első lapra pedig a következő feljegyzés kerüljön: A prédikátor testvérek N. konventjének könyve ez. S ha méltónak tartaná, hogy a könyv adományozójáról említés tétessék, tegye még hozzá: amelyet N. lelke üdvéért adományozott.
[A könyvtáros] törekedjék arra, hogy hivataloskodása idején a közösség könyvei gyarapodjanak, akár – ha lehetséges – e célra gyűjtött alamizsnákból, akár a novíciusok révén, akik mikor belépnek [a rendbe], könyvekkel rendelkeznek, akár arra ügyelvén, hogy az elhunyt testvérek könyvei közül némelyek a közös könyvek közé kerüljenek. De minden más lehetséges eszközzel is a gyarapításra igyekezzék. Gondoskodjék arról is, hogy azok a könyvek, melyek az egyes tudományszakokból hiányoznak, beszereztessenek…
Egy évben egyszer vagy kétszer, néhány e célra rendelt társával együtt, az összes könyveket gyűjtse össze és alkalmatos helyre vigye. Ott aztán valamennyit forgassa át, és állapítsa meg, nem veszett-e el valamelyik, vagy a férgek nem tették-e tönkre egyiket-másikat. Ha úgy találja, hogy egy könyv hiányzik, megtalálására szorgosan törekedjék. Ha egy másik károsodást szenvedett, gondja legyen rá, hogy kijavítsa, a jövőben pedig óvja mindentől, amiről úgy látja, hogy a könyvnek árt. Ha meg valamely könyveket az armariumon kívül lát heverni, tegye vissza azokat is a szekrénybe. Hasonlóképpen őreá tartozik, hogy egy csendes, alkalmas helyen legyen egy nagy pulpitus, vagy akár több is. Ezekre láncoljanak néhány könyvet, melyekre a testvéreknek gyakrabban van szükségük…”
